Nota fiscal MEI: quando é obrigatória e como emitir

Por Tom Cerginer, Correspondente Bancário Febraban (FBB100). Atualizado em outubro de 2026

MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando vende ou presta serviço para quem tem CNPJ, e fica dispensado quando o cliente é consumidor final pessoa física. Essa é a regra vigente em outubro de 2026, prevista no art. 26, § 1º e § 6º, II, da Lei Complementar 123/2006.

O MEI é o Microempreendedor Individual, a forma mais simples de formalizar um negócio no Brasil. Quem ainda não tem o CNPJ ativo precisa resolver isso antes de emitir qualquer nota. Para ver direitos e obrigações de quem trabalha, vale o guia do trabalhador.

A regra detalhada está no art. 106 da Resolução CGSN nº 140/2018, que regulamenta o Simples Nacional. O Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) resume a obrigação no Perguntas e Respostas do MEI, item 3.7, publicado pela Receita Federal.

Para empresa e órgão público

A nota fiscal para empresa é obrigatória porque o cliente com CNPJ precisa do documento para registrar a compra na própria contabilidade. Sem a nota, ele não consegue comprovar a despesa nem o serviço contratado.

Órgão público também tem CNPJ, então entra na mesma regra. Há uma exceção na venda de mercadoria: a obrigação cai se o próprio destinatário emitir a nota fiscal de entrada, conforme o item 3.7 do Perguntas e Respostas da Receita.

MEI precisa emitir nota fiscal para pessoa física?

Em 2026, o MEI não precisa emitir nota fiscal para pessoa física que compra como consumidor final. A LC 123 diz que a emissão é obrigatória para destinatário no CNPJ, ficando dispensada para o consumidor final.

Mesmo dispensado, o MEI pode emitir a nota por vontade própria, e estados e municípios podem ter regras próprias. Por isso, confira a orientação da prefeitura ou da SEFAZ do seu estado antes de decidir.

Para ver todas as obrigações e direitos do microempreendedor num lugar só, consulte o guia do MEI.

Quando emitir: a tabela por cenário

A regra de quando o MEI emite nota depende de quem é o cliente e de o negócio ser venda ou serviço. A tabela abaixo resume a regra nacional vigente em outubro de 2026.

Envio de mercadoria pelo correio ou transportadora pode ter exigência própria no seu estado, e não há regra nacional única sobre isso. Também não confunda nota com imposto: o DAS mensal é outro assunto, explicado no guia do boleto do DAS-MEI.

Qual nota fiscal o MEI deve emitir, NF-e ou NFS-e?

O MEI que presta serviço emite a NFS-e de padrão nacional, e o MEI que vende mercadoria emite a NF-e ou o documento previsto pela SEFAZ do estado. A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviço eletrônica. A NF-e é a Nota Fiscal eletrônica de mercadoria, ligada ao ICMS.

NFS-e nacional MEI

A NFS-e nacional MEI é obrigatória desde 1º de setembro de 2023, porque a Resolução CGSN 169/2022 incluiu o art. 106-A na Resolução CGSN 140, e a Resolução CGSN 172/2023 fixou essa data. Toda nota fiscal de serviço MEI sai por esse sistema.

Segundo o FAQ oficial do gov.br/nfse (2026), item 5.7, o MEI emite sempre pelo Emissor Nacional, mesmo que o município tenha sistema próprio. O emissor municipal antigo deixou de valer para ele.

NF-e para venda de mercadoria

Na venda de mercadoria, a regra muda de estado para estado. A Resolução 140 dispensa o MEI do documento eletrônico do ICMS, exceto se o estado exigir e oferecer sistema gratuito. O Portal do Empreendedor informa que o MEI sem credenciamento na NF-e pode emitir nota avulsa na SEFAZ.

O tipo de atividade registrado no CNPJ, o CNAE, define se você presta serviço, vende mercadoria ou faz as duas coisas. Se fizer as duas, cada operação segue a sua nota.

Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo

Para saber como emitir nota fiscal MEI, primeiro separe o tipo de operação: serviço vai pelo Emissor Nacional, e mercadoria vai pela SEFAZ. Antes de começar, tenha em mãos o CNPJ ativo, os dados do cliente e a descrição do que foi vendido ou prestado.

NFS-e pelo gov.br/nfse ou pelo app

O Emissor Nacional fica no portal gov.br/nfse. Segundo o FAQ oficial (2026), o acesso aceita só contas gov.br de nível prata ou ouro, com o CPF do titular vinculado ao CNPJ do MEI.

1. Confira se sua conta gov.br está no nível prata ou ouro.
2. Acesse o Emissor Nacional pelo portal gov.br/nfse.
3. Entre com o CPF do titular, vinculado ao CNPJ do MEI.
4. Informe o CPF ou CNPJ e os dados do tomador do serviço.
5. Descreva o serviço, a data de competência e o valor cobrado.
6. Emita a nota e guarde o PDF e o arquivo XML.

Se o acesso falhar, o problema pode estar no município: o FAQ diz que a prefeitura precisa autorizar o contribuinte no cadastro nacional. Pelo celular, o app NFS-e Mobile emite notas a partir de modelos salvos.

NF-e de mercadoria pela SEFAZ

A NF-e de mercadoria depende do sistema que a SEFAZ do seu estado oferece. Os passos gerais são estes:

1. Consulte no site da SEFAZ se o MEI precisa de inscrição estadual.
2. Verifique qual emissor o estado oferece ao MEI.
3. Providencie o certificado digital se o sistema do estado exigir.
4. Sem credenciamento, emita a nota avulsa com login e senha na SEFAZ.

MEI precisa de certificado digital para emitir nota?

O MEI não precisa de certificado digital para emitir a NFS-e. O art. 106-A, § 3º, II, da Resolução CGSN 140 dispensa o certificado na autenticação e na assinatura, e o Portal do Empreendedor confirma isso. Na NF-e de mercadoria, a exigência depende do estado.

O que acontece se o MEI não emitir nota fiscal

O MEI que deixa de emitir nota fiscal quando era obrigado fica sujeito a penalidade, e o valor não é nacional. Não existe multa única para todo o país, então a regra vem da legislação do estado ou do município em que você atua.

Além de emitir, o MEI precisa organizar os documentos. Os cuidados são estes:

• Preencha o relatório mensal de receitas brutas, previsto no Anexo X da Resolução 140.
• Anexe ao relatório as notas de compra e as notas que você emitiu.
• Apresente o relatório só quando o Fisco pedir.
• Guarde as notas até o prazo de decadência, que em regra é de 5 anos.

O prazo de 5 anos vem do art. 173 do Código Tributário Nacional. O imposto mensal continua sendo pago pelo DAS-MEI, com ou sem nota emitida, e a dívida acumulada vira dívida ativa do MEI se não for paga.

O que muda em 2027 para a nota do MEI

A partir de 1º de janeiro de 2027, o MEI passa a ser obrigado a emitir documento fiscal em todas as vendas e prestações de serviço, inclusive para pessoa física. A mudança vem do art. 517 da Lei Complementar 214/2025, com efeitos fixados pelo art. 544, III, da mesma lei.

Para a venda a consumidor sem CNPJ, a Resolução CGSN nº 195/2026 permite usar a DASN-Simei como documento fiscal eletrônico, também a partir de 2027. Explicamos isso na notícia sobre a DASN-Simei como documento fiscal.

A Lei Complementar 238/2026 mudou o limite e perdoou dívidas do MEI, mas não alterou a regra da nota. Os detalhes estão na notícia sobre o novo teto do MEI e o perdão de dívidas. Sobre IBS e CBS na nota, ainda não há orientação final no Emissor Nacional para o MEI.

Perguntas frequentes

Posso emitir nota fiscal MEI pelo celular?

Sim. O portal gov.br/nfse oferece o app NFS-e Mobile, e a Resolução CGSN 140 prevê o aplicativo para dispositivos móveis. Segundo o FAQ oficial do gov.br/nfse (2026), o app faz emissão simplificada a partir de modelos salvos. Vale para nota de serviço; a nota de mercadoria segue o sistema do seu estado.

Quanto tempo o MEI deve guardar as notas fiscais?

O MEI deve guardar as notas enquanto o prazo de decadência não passar, que em regra é de 5 anos. A Lei Complementar 123 manda manter os documentos nesse período, e o número de 5 anos vem do art. 173 do Código Tributário Nacional. Guarde o PDF e o XML de cada nota.

O MEI pode cancelar uma nota fiscal de serviço?

Pode, dentro do prazo definido pela prefeitura do município. Segundo o FAQ oficial do gov.br/nfse (2026), não há exceção de prazo para o MEI. Se o prazo vencer, é preciso abrir uma solicitação de análise fiscal, que a prefeitura pode aceitar ou negar.